Alle virksomheder har en række vigtige informationer, som det kan være rigtig problematisk at miste eller ikke kunne finde. Når mange mennesker ? eller i dette tilfælde virksomheder ? står med et problem, bliver det heldigvis en god forretning at finde løsninger på problemet. Det er derfor der i dag findes systemer til at håndtere det hele. Du kan få et Pim system ? altså et system til Product Information Management ? hvor du kan håndtere informationer om dine produkter, og diverse andre systemer til håndtering af andre data. Men hvilke data er egentligt de vigtigste i en virksomhed?
Den vigtigste information i en virksomhed bliver kaldt for ?Master data? nu om dage. Det er alle de ting, det er super vigtigt at have styr på og let kunne finde frem og håndtere. Vi har her under listet nogle af kerne-emnerne i Master data:
1. Kunder
Kunderne er virksomhedens livsblod. Det er dem der bringer penge ind i virksomheden, og sørger for at alting løber rundt. Hvis du ikke har styr på hvem dine kunder er, risikerer du at misse salg eller måske endda ødelægge relationen til eksisterende gode kunder. Kunder kan du holde styr på ved hjælp af et CRM System ? Customer Relationship Management.
2. Medarbejdere
Uanset hvor stor eller lille din virksomhed er, kan det være svært at huske alt relevant information om dine medarbejdere i hovedet. Hvor noterer du eksempelvis, at en medarbejders kone skal føde om 3 måneder? Den information er vigtig, fordi det kan betyde barsel og du desuden har en alletiders mulighed for at bygge en god relation til den ansatte ved at sende en gave på dagen. Du skal derfor have et system til håndtere information omkring medarbejdere.
3. Lokationer
Hvor er dine ansatte henne i verden lige nu? Hvilke lokaler har din virksomhed til rådighed, og hvor store er de? Er kontoret på Sjælland handicap-venligt, så du kan hyre det nyeste geni du har fundet der viser sig at sidde i kørestol? Endnu en gang er det vigtigt at have alle informationerne samlet et sted, hvor de er lette at navigere rundt i. Viden er magt.
4. Kontrakter
Kontrakter er en af de ting, de fleste virksomheder godt kender vigtigheden af. Det betyder dog ikke, at de aldrig bliver væk ? specielt ved flytning af lokaler kan de ende op sære steder, og hvis det er en ansættelses-kontrakt kan det give rigtigt store problemer i forbindelse med fyring eller lignende. Man bør desuden altid have en digital version af kontrakten liggende i tilfælde af vandskade eller lignende, da man ellers kan ende ud i slet ikke at have kontrakten. En scanning tager ikke specielt lang tid, og i digital form er kontrakterne langt lettere at håndtere og søge i.
